Wer ein Unternehmen führt oder selbstständig tätig ist, muss sich in puncto Finanzen um allerhand Dinge kümmern, mit denen ein Angestellter nicht oder kaum in Berührung kommt. Das beginnt schon bei der Berufsunfähigkeitsversicherung, bei der ganz andere Aspekte eine Rolle spielen wie für fest angestellte Arbeitnehmer.
Auch die Themen Rechnungserstellung und Mahnungsverwaltung werden für jeden Unternehmer, Selbstständigen und Freiberufler früher oder später auf dem Programm stehen. In dieser Hinsicht gibt es allerhand Dinge, die Sie beachten sollten – aber zum Glück auch Programme und Tools, die Ihnen die Arbeit erleichtern.
Rechnungen korrekt erstellen
Damit Rechnungen der Prüfung des Finanzamtes standhalten, sollten sie einige Voraussetzungen erfüllen.
Was muss in die Rechnung?
Das Gesetz schreibt in Deutschland über ein Dutzend Pflichtangaben vor, die in jeder Rechnung enthalten sein müssen. Dazu gehören unter anderem:
- Steuernummer des Unternehmens oder die Umsatzsteuer-ID-Nummer, die vom Bundesamt für Steuern vergeben wird
- Umsatzsteuer-ID-Nummer des Kunden – nur bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, Güterbeförderungs-, Handelsvertreter- und Bearbeitungsleistungen
- Name und Anschrift des Unternehmens
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Beschreibung der Leistung – Art, Umfang und Menge
- Rechnungsdatum
- Leistungszeitpunkt
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Bemessungsgrundlage
- Steuerbetrag und Steuersatz
- Hinweis auf Anwendung der Differenzbesteuerung
- Bei Privatpersonen Hinweis auf Aufbewahrungspflichten
- Bei Kleinunternehmern Hinweis auf Steuerbefreiung
Sofern diese Bestimmungen nicht eingehalten werden, ist es möglich, dass das Finanzamt den Vorsteuerabzug oder die vollständige Rechnung als Betriebsausgabe nicht anerkennt. Unter Umständen drohen dann hohe Steuernachzahlungen. Aus diesem Grund sollten Sie all Ihre Rechnungen von vornherein so erstellen, dass sämtliche wichtigen Angaben enthalten sind.
Die Rechnungsstellung durch Software vereinfachen
Die Rechnungserstellung wird mit einer geeigneten Software wesentlich vereinfacht. Dafür bietet sich zum Beispiel das Rechnungsprogramm von Lexware an, mit dem Sie nicht nur Rechnungen zuverlässig und korrekt erstellen können, sondern auch Angebote und Aufträge. Zudem bietet Ihnen das Tool auch die Möglichkeit für eine Kunden- und Lieferantenverwaltung. Gut beraten sind Sie mit einem Programm, das einen mobilen Zugriff ermöglicht, denn dann können Sie auch unterwegs auf Ihre Daten zugreifen. Hier können Sie verschiedene Programme vergleichen.
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Was tun, wenn ein Kunde nicht zahlt?
Wenn Sie eine Rechnung schreiben, werden Sie immer auch eine Zahlungsfrist angeben. Doch was können Sie tun, wenn der Kunde innerhalb dieser Frist die Rechnung nicht begleicht?
Zunächst das Gespräch suchen
Bevor Sie direkt eine Mahnung schreiben, sollten Sie zunächst ein freundliches Gespräch mit Ihrem Kunden führen. Wahrscheinlich hat er im Alltagsstress einfach nur vergessen, die Rechnung zu begleichen. Eventuell ist er auch mit der Rechnung unzufrieden. Dann kann ein klärendes Gespräch helfen, einen Kompromiss zu finden.
Schriftliche Zahlungserinnerung und Mahnung
Möchte der Kunde trotz Gespräch nicht zahlen, bleibt Ihnen nur noch der Rechtsweg als Lösung. Schicken Sie zunächst eine schriftliche Zahlungserinnerung, die eine neue Frist für die Zahlung enthält. Auf diese Weise verleihen Sie Ihrer Forderung mehr Gewicht. Bleibt die Zahlung trotz Zahlungserinnerung aus, so haben Sie die Möglichkeit, eine Mahnung zu schreiben. Heute ist es üblich, drei Mahnungen in Folge zu verschicken, bevor weitere Schritte eingeleitet werden. Dabei sollte Ihr Tonfall von Mahnung zu Mahnung dringlicher werden, aber dennoch neutral bleiben.
Wenn Sie häufiger mit Kunden zu tun haben, die eine Rechnung nicht termingerecht begleichen, ist ein separates Tool für Mahnungen und Zahlungserinnerungen empfehlenswert. Es hilft Ihnen dabei, mit nur ein paar Klicks rechtssichere Mahnungen zu erstellen. Dafür können Sie eine nicht beglichene Rechnung automatisch in eine Mahnung oder Zahlungserinnerung umwandeln. Auf diese Weise erinnern Sie Ihren Kunden zum einen an die Zahlung und setzen ihn zum anderen im juristischen Sinne in Verzug. Dann ist es nicht einmal erforderlich, einen Anwalt einzuschalten. Sollte der Kunde jedoch auch auf die dritte Mahnung nicht reagieren, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.
