Geschäftsreisen sind aus dem modernen Unternehmensalltag in vielen Branchen kaum mehr wegzudenken. Sie ermöglichen es Unternehmen, Märkte über die heimischen Grenzen hinaus zu erschließen und neue Geschäftschancen zu nutzen. Doch mit dieser Möglichkeit können auch eine Vielzahl von Risiken auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer zukommen, sei es im Hinblick auf die Gesundheit der Reisenden, die Sicherheit an fremden Orten oder unvorhergesehenen Situationen auf dem Weg dorthin. Unternehmen können diese Risiken jedoch effektiv managen und sich vor unerwarteten Herausforderungen zumindest teilweise schützen. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick in die Welt des Risikomanagements bei Geschäftsreisen und zeigen auf, warum eine durchdachte Vorbereitung und geeignete Versicherungslösungen von entscheidender Bedeutung sind.
Was genau ist eine Dienstreise?
Reicht der Besuch eines anderen Büros bereits aus, um als Arbeitnehmer eine Dienstreise anzutreten oder welche Voraussetzungen müssen hier vorliegen?
Eine Dienstreise, auch Geschäftsreise genannt, bezeichnet eine Reisetätigkeit, die aus beruflichen Gründen unternommen wird. Der betroffene Arbeitnehmer verrichtet also vorübergehend eine Tätigkeit an einem anderen Ort außerhalb seiner eigentlichen Arbeitsstätte. Abzugrenzen ist die Geschäftsreise vom Dienstgang. Letzterer meint, dass der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen ein Ziel in nächster Umgebung aufsucht, wie etwa der Kundenbesuch im Nachbarort. Einheitliche – gesetzliche – Vorgaben zur Dienstreise fehlen, weshalb es sich anbietet, als Arbeitgeber im Betrieb eigene Vorschriften und Regelungen zu etablieren.
Kosten einer Dienstreise
Grundsätzlich trägt der Arbeitgeber die Kosten der Geschäftsreise seiner Mitarbeiter, schließlich sind diese nicht zum Vergnügen weg, sondern beruflich unterwegs. Die dem Reisenden und somit auch Arbeitgeber entstehenden Kosten sind Betriebsausgaben.
Der Arbeitnehmer stellt nach der Dienstreise eine Reisekostenabrechnung an den Vorgesetzten aus, welche alle Posten, wie etwa Fahrtkosten, Übernachtungskosten sowie Spesen, beinhaltet. Hierfür reichen Arbeitnehmer die Quittungen für alle entstandenen Kosten ein, um den “vorgestreckten” Betrag zurückzubekommen.
Ein wichtiges Thema, wenn es um die Kosten einer Dienstreise geht, ist das pauschale Tagesgeld, auf welches wir nun etwas genauer eingehen wollen.
Tagesgeld
In der Regel kochen reisende Mitarbeiter nicht selbst, sondern essen auswärts, wodurch Aufwendungen für die Verpflegung entstehen. Um diese im Anschluss an die Geschäftsreise einfacher abrechnen zu können, gibt es eine Pauschale für die Verpflegungsmehrkosten – das Tagesgeld. Auf diese haben Arbeitnehmer bei einer betrieblich bedingten Auswärtstätigkeit dann Anspruch, wenn diese mindestens acht Stunden dauert.
Übrigens: Auf diese Pauschale können nicht nur Arbeitnehmer, sondern grundsätzlich auch Selbstständige zurückgreifen, die beruflich bedingt reisen. Denn niemand soll einen geldwerten Nachteil durch Dienstreisen haben.
Abzugrenzen ist der Verpflegungsmehraufwand, wie das Tagesgeld auf steuerdeutsch lautet, von den übrigen Reisekosten. Diese müssen belegt und exakt abgerechnet werden, also in der Höhe, in der sie auch tatsächlich entstanden sind. Hierfür reicht der reisende Arbeitnehmer die Quittungen bei der Buchhaltung ein. Das Zahlen des Tagesgeldes ist jedoch keine gesetzliche Pflicht, weshalb Arbeitnehmer dieses auch in ihrer privaten Steuererklärung als Werbungskosten verrechnen können.
Die Höhe des Tagesgeldes wird stetig vom Bundesministerium für Finanzen angepasst und richtet sich nach den Lebenshaltungskosten. Aktuell beträgt es für einen ganzen Dienstreisetag (also vollen 24 Stunden) 28 Euro. Mehr zu der Höhe des Tagesgeldes, was Arbeitnehmer und -geber hierbei noch beachten müssen und wie eine digitale Lösung der Reisekostenabrechnung aussehen kann, erfahren Sie bei hier.
So lassen sich Risiken managen
Was ist Risikomanagement?
Arbeitgeber haben für ihre Arbeitnehmer eine Fürsorgepflicht, die auch das Informieren der Mitarbeiter über Reiserisiken und Reisesicherheit umfasst. Um hier eine standardisierte und umfassende Struktur zu bieten, gibt es das Risikomanagement. Es soll die Arbeitnehmer auf Geschäftsreise bestmöglich vor Gefahren schützen und bei ihrer Reise unterstützen. Wie bereits erwähnt, empfiehlt es sich, als ersten Schritt eine unternehmenseigene Reiserichtlinie aufzusetzen, in der auch das Verhalten bei Notfällen und Ansprechpartner genannt werden. Viele denken, dass doch sowieso nichts auf den Reisen passieren werde, aber für den Notfall sollten Arbeitgeber dennoch gut vorbereitet sein und sich freuen, wenn es zu diesem erst gar nicht kommt.
Neben der Sicherheit der Mitarbeiter können auch ausgefallene Transportmöglichkeiten u.ä. durch gelungenes Risikomanagement so unkompliziert wie möglich überstanden werden. Somit können die Arbeitnehmer den Fokus schnell wieder auf eine angenehme und produktive Dienstreise legen und müssen sich nicht mit stundenlangem Telefonieren, Unsicherheiten und Frust rumschlagen. Dies gilt insbesondere für Auslandsreisen, aber auch inländische Ziele.
Gut zu wissen: Durch Einführung der Iso-Norm ISO 31030:2021 wurde die Wichtigkeit des Travel Riskmanagement erneut betont. Der Leitfaden bietet eine Orientierungshilfe für die Verwaltung von Reiserisiken.
Risikomanagement bei Geschäftsreisen
Es obliegt dem Unternehmen, herauszufinden, welche Bestandteile das Riskmanagement angesichts des individuellen Bedarfs braucht. Denn auch die Risiken beim Reisen sind sehr unterschiedlich, so können sie etwa von Störungen wie einer beinahe üblichen Bahnverspätung, zum Ausfall bis zu ernstzunehmenden Unfällen oder Naturkatastrophen reichen. Grundsätzlich kann man sich drei Keywords merken: Prävention, Reaktion und Überwachung. Wir wollen an dieser Stelle ein paar Kernkriterien nennen, die nicht fehlen sollten.
- Risikobewertung
Die Bewertung des Risikos dient der Identifizierung von potenziellen Gefahren, die im Reiseziel, aber auch der Person des Reisenden liegen können. Um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben, gebietet sich eine Aktualisierung der Bewertung vor jedem Reiseantritt. Damit die hierfür zuständigen Mitarbeiter nicht immer “von vorne” anfangen müssen, sollten auch hier die Kriterien vorab festgelegt werden. Die Bewertung kann das Risikoprofil und die Gesundheit des Reisenden, die aktuelle Situation im Zielland, aber auch den Weg dorthin, also die geplanten Reiserouten umfassen. Das Unternehmen, v.a. der Travel Manager, wenn vorhanden, sollte den genauen Weg kennen, welcher vom Mitarbeiter auf Geschäftsreise zurückgelegt wird. Letztlich sind hier auch die Einreisebestimmungen zu beachten und der Mitarbeiter früh genug zu informieren, welche Dokumente er für die Reise benötigt.
- Notfälle
Idealerweise muss nicht erst der Ernstfall eintreten, damit auf diesen reagiert wird.
Vielmehr sollten Bedrohungen und potenzielle Gefahren vorab erkannt und die Gefährdung der Mitarbeiter hierdurch verhindert werden. In den Reiserichtlinien des Unternehmens können daher Situationen definiert werden, in denen das Risikomanagement des Unternehmens tätig wird. Auch sollte ein Prozess etabliert werden, wie die reisenden Mitarbeiter in einem solchen Fall vorgehen und welche Schritte sie in welcher Reihenfolge vornehmen. Diese Vorgehensweise sollte so konkret wie möglich für jede Situation angefertigt werden, also die Stornierung des Hotelzimmers, aber auch einen Krankenhausaufenthalt beinhalten.
- Ansprechpartner
Eng an den ersten Punkt gekoppelt ist das Benennen von Ansprechpartnern im Unternehmen, aber auch die Weitergabe von Kontakten, einer Notfall-Hotline oder andere Dienstleister, die, je nachdem wie der Sachverhalt gelagert ist, auch helfen können und umfassend erreichbar sind. Auch sollte die Person, die für die Umsetzung der Risikomanagement-Richtlinie zuständig ist, den Mitarbeitern bekannt sein.
Versicherungsschutz
Ein weiterer Punkt, der zum Risikomanagement bei Dienstreisen gehört und den wir hier separat aufzeigen wollen, ist der Versicherungsschutz.
Hier bietet sich der Abschluss einer Reiseversicherung besonders an. Diese Versicherung kann vom Reisenden selbst oder durch den Arbeitnehmer bzw. der zuständigen Abteilung übernommen werden. Reiseversicherungen können den gesamten Ausfall der Reise und/oder Rücktritt des Reisenden abdecken und sparen im Ernstfall viel Geld und Nerven.
Auch der Abschluss einer Auslandskrankenversicherung, Verkehrsmittelunfallversicherung und Reisegepäckversicherung sind sinnvoll, um die hiermit abgesicherten Risiken nicht dem Mitarbeiter bzw. Unternehmen aufzubürden.
Gut zu wissen: Beschäftigte sind sowohl im In- als auch Ausland durch die gesetzliche Unfallversicherung versichert, jedoch nicht ganztägig und nur bei Tätigkeiten, die im wesentlichen Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis stehen. Konkret auf die Geschäftsreise bezogen bedeutet dies, dass für das Bestehen des Versicherungsschutzes auf einer Dienstreise ausschließlich ausschlaggebend ist, dass der Beschäftigte aufgrund des Anstellungsverhältnisses im Interesse seiner versicherten Tätigkeit tätig wird bzw. tätig werden wird. Dazu zählen das Einchecken im Hotelzimmer, Besuche bei Firmenkunden oder dem dortigen Büro, mit der Dienstreise zusammenhängende Wege von und zur Unterkunft oder die Teilnahme an dienstlichen Besprechungen. Der Versicherungsschutz der gesetzlichen Unfallversicherung besteht hingegen nicht bei einem Spaziergang, dem Aufenthalt im Hotelzimmer oder dem Essengehen. Hier sollten Arbeitgeber nachhelfen und ihre Mitarbeiter vollumfänglich absichern.
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Fazit: Dienstreisen – Risiken und Absicherungen
Risikomanagement bei Geschäftsreisen ist von entscheidender Bedeutung, um sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer vor unerwarteten Herausforderungen und Gefahren zu schützen. Arbeitgeber sollten eine klare Reiserichtlinie etablieren, die das Verhalten in Notfällen und Ansprechpartner, aber auch das Tätigwerden des Risikomanagements definiert. Zudem ist es wichtig, vorhandene Risiken im Voraus zu bewerten und Notfallpläne für verschiedene Szenarien zu erstellen.
Versicherungen, wie Reiserücktrittsversicherungen, Auslandskrankenversicherungen und Reisegepäckversicherungen können die – finanziellen – Belastungen bei unerwarteten Ereignissen erheblich reduzieren. Arbeitgeber sollten daher unbedingt sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter während der gesamten Geschäftsreise angemessen abgesichert sind.
Insgesamt ist das Risikomanagement bei Geschäftsreisen eine entscheidende Aufgabe, die dazu beiträgt, dass Mitarbeiter sicher und produktiv unterwegs sind. Unternehmen, die diese Aspekte proaktiv angehen, können ihre Geschäftsreisen effizienter und weniger stressig gestalten.
